FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Co to jest kompleksowy system zarządzania wolontariatem, który ma stworzyć organizacja? Czy to jest system, który udostępnia KS? Czy każda organizacja ma wypracować sobie taki system? Czy jakiś system jest polecany?

Pod pojęciem kompleksowego systemu zarządzania wolontariatem rozumiemy system, metodę, sposób jaki wypracuje organizacja uczestnicząca w ścieżce wsparcia "WOW w NGO!", który służył będzie efektywnej współpracy z wolontariuszami. W wyniku udzielonego wsparcia - m.in. udziałowi w Szkole Dobrego Wolontariatu, pomocy w opracowaniu planu rozwoju wolontariatu, udziałowi w procesie certyfikacji - organizacja zdobędzie lub utrwali wiedzę w zakresie organizacji wolontariatu. Zdobyta wiedza pozwoli na stworzenie i wdrożenie ww. „systemu”, który odpowiadał będzie potrzebom organizacji.

2. Czy beneficjentami mogą być wyłącznie organizacje i stowarzyszenia zarejestrowane w Polsce, czy w grę wchodzą też organizacje polonijne zarejestrowane na terenie innych państw?

Beneficjentem może być wyłącznie organizacja zarejestrowana na terenie Polski.

3. Czy wolontariuszem może być cudzoziemiec, który przebywa w Polsce tymczasowo?

Może. Zwrócić należy uwagę, aby wolontariusz ten świadczył stały wolontariat w ciągu min. 3 miesięcy non stop lub 6 miesięcy co drugi miesiąc (zgodnie z zapisami regulaminu) lub świadczył wolontariat akcyjny – ta forma wolontariatu może stanowić 50% świadczeń/godzin wolontariatu wypracowanych przez wolontariuszy.

Dodatkowo zakres świadczeń wolontariusza musi być różny dla wolontariatu wykonywanego w ramach „wolontariatu zagranicznego" – pewnie w ramach Europejskiego Korpusu Solidarności - oraz w ramach działań realizowanych w WOW w NGO. Podobnie sprawa ma się z finansowaniem funkcjonowania wolontariusza. Wydatki te muszą być rozdzielne dla każdego ze źródeł finansowania i utrzymania wolontariusza.

4. Czy koordynatorem wolontariatu może być prezes fundacji/stowarzyszenia?

Może. Statut organizacji musi zawierać stosowny zapis oraz musi to wynikać z polityki etatowej organizacji. Należy ją przedstawić w składanej ofercie.

5. Na stronie www mają państwo podane tylko niektóre informacje. Natomiast w regulaminie konkursu jest warunków. Czym się kierować?

Wiążące dla procesu oceny ofert są zapisy regulaminu. Składając ofertę, proszę precyzyjnie przedstawić Wasze doświadczenie w organizacji i zarządzaniu wolontariatem, osiągnięcia oraz przewidywany kierunek rozwoju wolontariatu.

6. Czy w ramach  konkursu "WOW w NGO!" organizacja ma obowiązek zatrudnienia dodatkowej osoby na stanowisku koordynatora wolontariatu, czy jest możliwość pokrycia ze środków konkursowych wynagrodzenia osoby już zatrudnionej w organizacji?

W ramach "WOW w NGO!" organizacja ma obowiązek utworzyć/ zatrudnić/ rozwinąć funkcję koordynatora.

Zależy to od polityki etatowej organizacji. Jeśli w chwili obecnej zatrudniacie Państwo koordynatora wolontariatu, to z dotacji "WOW w NGO!" można pokrywać jego wynagrodzenie. Nie ma obowiązku zatrudniania nowej osoby.

Jeśli takiej funkcji nie ma u Państwa, to w ramach "WOW w NGO!" należy ją stworzyć i zatrudnić koordynatora.

Funkcję koordynatora może pełnić osoba już zatrudniona w organizacji – należy jednak pamiętać, aby w zależności od wysokości przyjętego wynagrodzenia (wysokości etatu) wykonywała ona stricte obowiązki koordynatora, a nie pozostawała na dotychczasowym stanowisku, które nie obejmuje w zakresie obowiązków pracy koordynatora wolontariatu.

7. Czy przy opisie polityki zatrudnienia — struktury zatrudnienia, wysokości najniższego i najwyższego wynagrodzenia bierzemy pod uwagę wszystkie stanowiska? Czy musimy mieć jakąś podkładkę pod to, np. wykaz umów itp.? Czy po prostu na podstawie danych w organizacji możemy sobie to wyliczyć?  Czy to ma być średnia wynagrodzenia od 2019 do 2023?

Polityka zatrudnienia ma obrazować, w jaki sposób zatrudniacie pracowników, współpracowników – jakie są wysokości zarobków np. najwyższe, najniższe, średnie. Nie należy dołączać żadnych dokumentów, umów itp. Wszystko powinno zostać opisane w ofercie. Proszę pamiętać, że na etapie oceny ofert NIW może zweryfikować przedstawione informacje.

8. Pakiet finansowy — czy tutoring/wizyty studyjne, minigranty, wsparcie systemowe rozwoju wolontariatu i inne bieżące potrzeby związane z realizacją przedsięwzięcia mają być określone w skali roku? Czy można to rozdzielić na różne lata, np. w 2023 można zrobić szkolenia, w 2024 konkurs na minigranty itp.?

Pakiet finansowego wsparcia – zakres merytoryczny pakietu, tj. wskazane w regulaminie lub inne proponowane działania, może być rozłożony w poszczególnych latach – z wyjątkiem minigrantów, które muszą być realizowane co roku. Jest to jeden ze wskaźników, z którego każdego roku należy złożyć sprawozdanie. Przyznane wsparcie finansowe musi być wydane w każdym roku kalendarzowym.

9. Czy minigranty muszą być przyznawane na podstawie wniosków sporządzonych przez wolontariuszy?

Minigranty będą przyznawane na podstawie wniosków wolontariuszy – wytyczne do przyznawania minigrantów zostaną Państwu przedstawione po podpisaniu umowy dotacyjnej.

10. Koszty wynagrodzenia personelu - administracja, obsługa projektu i koszty osobowe mieszczą się w tym pakiecie finansowym do 50 tys. zł? Czy są to osobne koszty?

Koszty wynagrodzenia personelu (poza wynagrodzeniem koordynatora) mają mieścić się w kwocie pakietu finansowego wsparcia, tj. max 50 tys. zł. Wysokość pakietu uzależniona jest od wysokości etatu koordynatora.

11. Prowadzimy szerokie działania wolontaryjne i przy ich organizacji pracują u nas dwie osoby. Czy w konkursie można wystąpić o pełen etat, ale podzielony na dwie osoby (2 x pół etatu)?

Jeżeli wynika to z prowadzonej polityki zatrudnienia, to możecie Państwo wystąpić o pełen etat podzielony na 2 osoby. Proszę pamiętać, że minimalna wysokość etatu określona w konkursie to ½ etatu.

W ofercie proszę przedstawić obowiązującą u Państwa politykę zatrudnienia (nie dołączamy dokumentów, umów itp. – opisujemy ją jedynie z podaniem np. form zatrudnienia, wysokości najwyższego, najniższego i średniego wynagrodzenia, rodzajów umów zawieranych przez organizację). W opisie polityki proszę uzasadnić chęć zatrudnienia 2 osób, w wymiarze o którym wspomniano.

12. W regulaminie jest napisane, że obowiązkowy jest tutoring i że organizacja finansuje wsparcie tutoringowe koordynatora wolontariatu. Rozumiem, że to jest organizowane przez Operatora konkursu, a my mamy wpisać to w budżecie? I na jakiej postawie mamy określić kwotę i opisać działanie? Czy to my, jako organizacj,a mamy zapewnić dodatkowy tutoring w ramach finansowania? 

Organizacja tutoringu, czas jego trwania, zakres, wybór tutora i sfinansowanie jego pracy leży po stronie Beneficjenta i jest finansowane ze środków pakietu finansowego wsparcia.

13. Przy opisie działań, gdzie jest tutoring, w grupie docelowe/ odbiorcy wpisujemy koordynatora?

Kto weźmie udział w tutoringu zależy od Państwa – przede wszystkim jest on adresowany do koordynatora wolontariatu, ale jeśli Państwo tak zdecydujecie, może to być dodatkowo inna osoba lub osoby.

14. Przy opisie działań w minigrantach, jak należy opisać działanie?

Opis działań w minigrantach można opisać "realizacja minigrantów".

15. Czy stowarzyszenie zwykłe, założone w bieżącym roku, może ubiegać się o wsparcie w ramach programu, czy konieczne jest partnerstwo z dłużej działającą organizacją?

Tak, stowarzyszenie zwykłe może złożyć ofertę w konkursie.

16. Czy, niezatrudniony w stowarzyszeniu, członek zarządu może zostać koordynatorem wolontariuszy?

Może. W ramach "WOW w NGO!" organizacja ma obowiązek utworzyć/ zatrudnić/ rozwinąć funkcję koordynatora.

Jeśli takiej funkcji nie ma u Państwa, to w ramach "WOW w NGO" należy ją stworzyć i zatrudnić koordynatora.

17. Na stronie 17 Regulaminu, odnoszącego się do I wariantu czasowego, jest polecenie, aby cały pakiet roczny pomocy finansowej był wykorzystany w 2023 r. (4 miesiące) a w roku 2026 (8 miesięcy) nie przewiduje się wsparcia. W tej sytuacji nie ma żadnych środków dotacji, z których można by realizować  zadania 2026 roku. Czy zatem w roku 2026 nie należy planować żadnych aktywności, które są konieczne właśnie w ostatnim okresie - ewaluacja, badania ankietowe, podsumowanie projektu, wydawnictwa,  nagrody dla wolontariuszy, konferencja  itp. Proszę o pilne wyjaśnienie tej kwestii, bowiem  będziemy zmuszeni wybrać wariant II (01.2024-12.2026).

Istotnie, regulamin konkursu w wariancie I nie przewiduje pakietu wsparcia finansowego w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2026. Od oferenta zależy, czy i jakie działania z udziałem wolontariuszy zaplanuje w tym czasie. Będzie to podlegało ocenie oferty. Celem programu jest wzmocnienie organizacji w organizacji i zarządzaniu wolontariatem. Autorzy zakładają, że dotacja pozwoli zbudować tego trwałe podstawy, włączając w budowanie programu środowisko lokalne, partnerów finansowych itp. Należy dążyć do stopniowego „usamodzielniania się” programu, mając w perspektywie zakończenie finansowania ze strony NIW-CRSO. Od Państwa zależy, czy w okresie 1 stycznia – 31 sierpnia 2026 będziecie już w stanie samodzielnie finansować działania z udziałem wolontariuszy (możecie wtedy w ofertę wpisać je), czy też zakładacie, że wraz z zakończeniem finansowania współpraca z wolontariuszami wygaśnie.

18. Czy pozyskanych praktykantów można włączyć w realizację projektu? (Chodzi o to, czy godziny pracy przez nich wykonywanej na rzecz naszej organizacji możemy zaliczyć na poczet realizacji tego projektu).

Praktykanci nie są osobami, które świadczą pomoc wolontariacką. Praktykanci to nie wolontariusze, tak więc nie można włączyć tych osób w realizację projektu.

19. Często zgłaszają się do nas wolontariusze z całej Polski. Czy wolontariat musi mieć formę stacjonarną? Czy może być hybrydowy lub online?

W ramach projektu można świadczyć różne formy wolontariatu, również e-wolontariat, jeśli jest on związany z charakterem pracy i potrzebami organizacji.

20. Chcę dopytać o kwestie związane z konkursem NGO - WOW:

1. Wskaźnik liczby wolontariuszy i godzin pracy.
   Planujemy zatrudnienie koordynatora na pełny etat. Mamy doświadczenie we współpracy z wolontariuszami.
   Czy dopuszczalne jest, ze w ramach wynagrodzenia koordynator będzie opiekował też większą ilość wolontariuszy niż Ci, którzy wypracują wymagany wskaźnik? Zakładamy, że będzie to u nas zdecydowanie więcej niż 20 osób. 
   Czy wskazać we wniosku wyższą wartość tego rezultatu? Czy po prostu sprawozdawać wyższy rezultat? 
2. Trwałość rezultatów 
   Czy utrzymanie 50% wolontariuszy przez okres 2 lat odnosi się do liczby wolontariuszy (globalnie) czy utrzymania konkretnych osób? 
3. Co w przypadku zmiany koordynatora w trakcie realizacji projektu? Czy wiąże się to z jakimiś dodatkowymi działaniami? 
4. Czy w ramach przygotowania miejsca pracy dla koordynatora dopuszczalne jest odświeżenie pomieszczenia biurowego np. pomalowanie ścian?
5. Czy w ramach kosztów bieżącego utrzymania można zatrudnić osobę odpowiedzialną za działania administracyjno-finansowe w projekcie? 

1. We wniosku proszę zaznaczyć wymiar etatu zgodny z Państwa możliwościami i planami. Jeśli osiągną Państwo wyższe wskaźniki niż zakładane to wtedy sprawozdacie to w rozliczeniu projektu.

2. Globalnie.

3. Zmianę koordynatora w trakcie trwania projektu należy omówić z opiekunem prowadzącym projekt po stronie NIW-CRSO.

4. Tak.

5. Tak.

21. Rozumiem, że pakiet w finansowy wsparcia nie obowiązuje w 2026 roku. Czy to znaczy, że w 2023 mamy 50 tys. zł do wykorzystania; czy jest to kwota adekwatna do liczby miesięcy i to będzie to ok. 16 600 zł?

W kwestii pakietu wsparcia finansowego w roku 2023 w wariancie I nie ma proporcjonalności co do miesięcy, kwota do wykorzystania to 50 000 zł.

Z kolei w roku 2026 pakiet wsparcia finansowego nie jest dostępny, pozostają jedynie środki na wynagrodzenie dla koordynatora.

22. W regulaminie jest zapis mówiący o tym, że jeżeli zatrudni się Koordynatora wolontariatu na pełen etat, mając minimum 20 wolontariuszy, to należy przeprowadzić 4500 h wolontariatu w ciągu roku.
Jeżeli wybiera się czas trwania projektu w przedziale pierwszym (01.09.2023-31.08.2026), to czy w takim wypadku w roku 2023 i 2026 należy również przeprowadzić 4500h wolontariatu, mając na uwadze, że są to lata zdecydowanie krótsze niż 2024 i 2025?

W wariancie I w terminie realizacji 01.09.2023 – 31.08.2026 w pierwszym roku realizacji projektu, czyli 01.09.2023 – 31.12.2023 wartości ta nie jest wymagana do osiągnięcia. Jest to swojego rodzaju „pilotaż”, wejście w realizacje projektu, właśnie ze względu na to, że czas trwania realizacji w tym roku to tylko 4 miesiące.

Z kolei w ostatnim roku realizacji, czyli w terminie 01.01.2026 – 31.08.2026 należy osiągnąć liczbę godzin i wolontariuszy proporcjonalną do 8 miesięcy w roku, czyli 3000 godzin wolontariatu oraz 13 wolontariuszy.

23. Rozumiem że środki przeznaczone na :
- minigranty dla wolontariuszy, 
- wizyta studyjna lub tutoring dla koordynatora 
powinny być ujęte w planie i harmonogramie działań na poszczególne lata?

Tak, każdy wydatek jaki Państwo planujecie ponieść w ramach projektu musi zostać uwzględniony we wniosku oraz budżecie.

W sytuacji, gdy beneficjent realizuje projekt, a we wniosku konkursowym i jego budżecie nie posiada danego wydatku, nie może go ponieść, ponieważ będzie on uznany za koszt niekwalifikowalny.

24. W tym roku raczej nie zdążymy złożyć wniosku... Czy konkurs ma charakter cykliczny? Czy w przyszłym roku także będzie rozpisany konkurs, a jeśli tak to, czy terminy składania wniosków będą podobne?

W obecnym naborze konkurs jest ogłoszony na realizację działań rozpoczynających się w tym roku oraz na realizację działań rozpoczynających się w roku 2024.

Planujemy ogłoszenie konkursu w przyszłym roku na realizację projektu w latach 2025-2027, jednak to czy konkurs się odbędzie, będzie zależało od wysokości środków finansowanych jakie zostaną przyznane NIW-CRSO.

Termin ogłoszenia konkursu w roku 2024 nie jest jeszcze znany.

25. Mam następujące pytania:

1. Co oznacza systematyczny wolontariat? Czy założenie np. 10 wolontariuszy rocznie, oznacza utrzymanie 10 tych samych osób przez cały rok w działaniach systematycznych lub akcyjnych? Czy możliwa jest jednak rotacyjność wolontariuszy/ek? Tzn. np. działania kilkumiesięczne, kilkutygodniowe?
2. Czy w przypadku założenia całego etatu na pracę koordynatora wolontariatu, można ten etat podzielić na 2 osoby, tzn. w celu zwiększenia efektywności działań zaplanować w jednej organizacji i jednym wniosku 2 koordynatorów wolontariatu (każdy w wymiarze pół etatu)?
3. Czy organizacja może zaplanować w budżecie wynagrodzenie dla osoby rozliczającej finansowo projekt? Jeśli tak, to rozumiem, że zostanie to ujęte w kategorii kosztów II (wsparcie systemowego wolontariatu i inne bieżące potrzeby związane z realizacją przedsięwzięcia)?
4. Co oznacza zapis w Regulaminie: "organizacja w ramach dotacji finansuje wsparcie tutoringowe koordynatorowi wolontariatu"- czy dobrze rozumiem, że mamy "zabudżetować" np. trenerów KS czy partnerów  KS; a jeśli tak, to czy jest jakiś wymagany zakres godzin tutoringu oraz określone stawki za godzinę tego typu tutoringu?

1. Zgodnie z zapisami regulaminu, wolontariat systematyczny to wolontariat świadczony nieprzerwanie przez okres co najmniej 3 miesięcy lub co drugi miesiąc w okresie 6 miesięcy (regulamin str. 7).

Realizując projekt należy również wziąć pod uwagę, że Liczba wypracowanych godzin wolontariatu stanowi sumę godzin wypracowanych w ramach wolontariatu systematycznego i akcyjnego, przynajmniej 50% liczby godzin opartych o wolontariat systematyczny, tzn. w każdym lub co drugim miesiącu aktywności wolontariusza. Wskaźnik winien być osiągnięty maksymalnie w pierwszej połowie drugiego roku realizacji projektu i kontynuowany do jego zakończenia (regulamin str. 15).

Nie musi to być 10 tych samych wolontariuszy, możliwa jest rotacyjność, choć zachęcamy do podejmowania współpracy ze stałą grupą wolontariuszy.

2. Tak, można zaplanować zatrudnienie dwóch koordynatorów, gdzie każdy z nich będzie pracował na ½ etatu.

3. Tak, można zaplanować w budżecie taki wydatek w takiej kategorii.

4. Dokładnie tak, muszą Państwo wskazać w budżecie koszty związane z tutoringiem. To Państwo decydują o stawce dla tutora, liczbie godzin wsparcia jakich będzie potrzebował koordynator oraz to Wy wybieracie tutora.

26. Kto wpisuje godziny i sprawozdania do SOW? Czy robi to każdy wolontariusz z osobna?

Koordynator zarządza kontem organizacji w SOW i czuwa nad ewidencjonowaniem godzin w systemie. Na ten moment w systemie jest możliwość dodawania godzin przez Wolontariusza. Wolontariusz dodaje przepracowane godziny a Koordynator weryfikuje te wartości i akceptuje bądź odrzuca zgłoszone przez wolontariusza godziny.

W momencie, gdy rozpocznie się realizacja projektu, zostanie włączona opcja dodawania godzin przez koordynatora.

27. Czy wynagrodzenie koordynatora określamy kwotą dużego brutto?

Tak, na wynagrodzenie koordynatora składają się wszystkie koszty, jakie ponosi pracownik (koordynator) i pracodawca.

29. Czy można wnioskować o środki, jeśli fundacja nigdy nie zatrudniała pracowników?

Tak, jest to możliwe.

30. Czy mogę mieć więcej wolontariuszy, np. 40, którzy wypracują 2500 godzin?

Tak, jak najbardziej. Regulamin wskazuje minimalną liczbę wolontariuszy i przepracowanych godzin. Każda wartość ponad to jest mile widziana.

31. Czy wiek wolontariuszy jest tutaj uwzględniany? Czy wolontariusz musi był pełnoletni?

Wiek nie ma znaczenia w ocenie ofert. Wolontariusze mogą być niepłnoletni za zgodą opiekunów prawnych, jednak nie młodsi niż trzynastoletni.

32. Czy będzie można konsultować wniosek przed złożeniem?

Wniosek może być skonsultowany pod względem poprawności formalnej, tzn. czy został właściwie wpisany w generatorze wniosków.

Nie przewidujemy konsultacji, w ramach których ocenialibyśmy koncepcję wniosku, jego celowość, zakres planowanych działań.

33. Jeśli będzie to nasze pierwsze działanie budujące wolontariat w naszym Stowarzyszeniu, to czy możemy złożyć ofertę, czy mamy utrudniony start? W środowisku lokalnym nie ma innych ngo, które zajmowałyby się organizacją wolontariatu.

Możecie Państwo złożyć ofertę – konkurs nie wyklucza takich organizacji. Warunki udziału są takie same dla wszystkich.

34. Czy prezes stowarzyszenia może być koordynatorem i czy może wystawić rachunki (umowa B2B)?

Tak, może. Należy to uzasadnić i musi to mieć odzwierciedlenie w obowiązującej polityce zatrudnienia.

35. Czy osoba, która jest w ramach B2B koordynatorem projektu KS na lata 2022-2024, może być również koordynatorem na cały etat B2B w ramach WOW?

Tak, może.

36. Czy tutoring i wizyty studyjna mają być organizowane każdego roku realizacji projektu? Z uwagi na to, że tutora zapewnią specjaliści KS, jak mamy wycenić pracę? Czy są przyjęte jakieś stawki?

Od Państwa zależy kiedy, w jakiem wymiarze czasowym, kto i za ile przeprowadzi tutoring. Tutor może być pozyskany z grona Partnerów KS, jak również może być to osoba zaproszona spoza grona ww. partnerów.

37. Czy możliwe jest podzielenie całego etatu, np. na 2 osoby w organizacji?

Tak, jest to możliwe. Proszę to uzasadnić i przedstawić w polityce zatrudnienia.

38. Mamy federacyjny system funkcjonowania organizacji, każdy oddział ma własną osobowość prawną. Czy możemy odbyć wizytę studyjną w innej organizacji z naszej "federacji"?

Tak, jest to możliwe. Państwo decydujecie gdzie, jaki rodzaj, zakres, czas trwania wizyty studyjnej jest dla Was pożądany. Wizyta ma Wam pomóc, nauczyć, zainspirować do dalszego działania w organizacji wolontariatu.

39. Szkoła Dobrego Wolontariatu, kiedy będzie realizowana? W tabeli w treści wniosku jest rok 2025, a w oświadczeniu lata 2024-26. Jest istotne z punktu widzenia budżetu na kiedy można zaplanować zwrot kosztów dojazdu.

Szkoła Dobrego Wolontariatu dla wariantu I projektu (wrzesień 2023 – sierpień 2026) będzie organizowana jesienią 2023 (dwa zjazdy w ramach SDW).

Dla wariantu II (styczeń 2024 – grudzień 2026) SDW jest przewidziana w pierwszej połowie 2024 r.

40. Czy można gdzieś znaleźć dokument specyfikacji funkcjonalności SOW? Jakie konkretnie funkcje ma ten system? Czy posiada funkcję certyfikacji wolontariatu dla uczniów, studentów?

Beneficjenci w momencie rozpoczęcia realizacji projektów zostaną przeszkoleni z obsługi SOW.

41. Czy do wsparcia pozafinansowego - Szkoły Dobrego Wolontariatu - można zgłosić więcej niż jedną osobę ?

W chwili obecnej nie przewidujemy takiej możliwości. Ale sytuacja może się zmienić, kiedy znać będziemy ostateczną liczbę beneficjentów.

42. Czy jeśli nie będzie przyznana dotacja, można być uczestnikiem Szkoły Dobrego Wolontariatu?

Nie przewidujemy takiej możliwości. Być może w kolejnych latach uruchomimy SDW dla koordynatorów spoza projektu.

43. Czy szkolenia odbywają sie w formie zdalnej, czy stacjonarnej w siedzibie stowarzyszenia?

O jakie szkolenia Państwo pytacie? Jeśli chodzi o Szkołę Dobrego Wolontariatu, to odbywa się ona w formie dwóch pięciodniowych zjazdów w Warszawie lub okolicach oraz 20 godzin zajęć online. Jeśłi Państwo pytacie, jak należy organizować szkolenia dla waszych wolontariuszy, to decyzja należy do Was.

44. Czy utrzymanie wolontariatu na wymaganym poziomie po 2 latach również musimy wykazywać w SOW?

Tak.

45. Przepracowane godziny są liczone za każdego wolontariusza osobno, tak? Czyli np. 10 wolonatariuszy przez 6 godzin tygodniowo daje 60h w tygodniu czy 6h w tygodniu?

Godziny wolontariatu oznaczają godziny wypracowane łącznie przez wszystkich wolontariuszy.

46. Co oznacza zespół wolontariuszy (jaką liczbę)?

Liczba odpowiadająca wskaźnikowi, jaki Państwa obowiązuje. Jest on uzależniony od wysokości wynagrodzenia koordynatora na jaką Państwo się zdecydują.

47. Jeśli w organizacji jest dwóch koordynatorów (jeden w organizacji macierzystej, drugi w oddziale zamiejscowym nieposiadającym osobowości prawnej), to czy można zatrudnić dwóch koordynatorów w ramach projektu?

Tak. Obydwaj muszą być zatrudnieni przez organizacje macierzystą. Zatrudnienie (uzasadnienie do zatrudnienia dwóch koordynatorów 2x ½ etatu) musi znaleźć się w przedstawionej polityce zatrudnienia i wynikać z niej).

48. Czy wizyta studyjna może odbyć się w organizacji zagranicą?

Tak, może odbyć się w krajach europejskich wskazanych w regulaminie.

49. Czy wynagrodzenie kadr/księgowości również może być zakwalifikowane do pakietu?

Tak, takie koszty mogą znaleźć się w pakiecie wsparcia finansowego w ramach dotacji.

50. Czy koordynator może się zmienić w ciągu tych lat (są różne sytuacje i niedyspozycje)?

Tak, koordynator może się zmienić w trakcie realizacji projektu.

51. Czy w generatorze można składać wniosek "na raty" - nie za jednym podejściem - czyli zapisując wypełniony wniosek i wracając do niego później? Również, by sprawdzać na etapie składania zmiany i korekty na bieżąco.

Tak, jest taka możliwość.

52. Mamy 150 wolontariuszy, którzy robią bardzo ważną i dobrą robotę, ale to nie jest praca codzienna - są zaangażowani ok. 5h w miesiącu, czyli 4500 rocznie. Czy możemy złożyć projekt?

Tak, oczywiście możecie Państwo złożyć projekt. Projekt ma na celu wzmocnić organizację i zarządzanie wolontariatem w organizacji, a więc i zwiększyć liczebność wolontariuszy, w tym czas jaki poświęcają na wolontariat.

53. Czy koszty czynszu, księgowości itd. dotyczy rocznego pakietu wsparcia?

Tak, takie koszty mogą znaleźć się w pakiecie wsparcia finansowego w ramach dotacji.

54. Czy jako prezes organizacji mogę aplikować na to stanowisko? I tak cały czas te prace prowadzę, tylko pro bono - jako wolontariusz.

Tak, jest to możliwe. Takie rozwiązanie powinno znaleźć się w opisanej polityce zatrudnienia w organizacji.

55. Czy może być 2 koordynatorów po 1/2 etatu, czy koniecznie 1?

Tak, jest to możliwe. Zatrudnienie (uzasadnienie do zatrudnienia dwóch koordynatorów - 2x ½ etatu) musi znaleźć się w przedstawionej polityce zatrudnienia i wynikać z niej).

56. Czy można zmienić koordynatora w trakcie realizacji projektu (w razie konieczności)?

Tak, jest to możliwe.

57. Czy w przyszłym roku planowana jest kolejna edycja konkursu?

Tak, planowana jest kolejna edycja konkursu.

58. Czy jeśli będzie dwóch koordynatorów, to obie osoby biorą udział w zajęciach stacjonarnych?

W chwili obecnej nie przewidujemy takiej możliwości, ale ostateczna decyzja zapadnie po zakończeniu konkursu i określeniu ostatecznej liczby Beneficjentów.

59. Czy jeśli mamy bazę wolontariuszy z realizacji innych projektów, możemy rekrutować nowych?

Tak, możecie korzystać z dotychczas współpracujących z Wami wolontariuszy oraz możecie angażować nowych.

60. Czy w obowiązku utrzymania wolontariuszy po zakończeniu projektu (50%) chodzi o to, że to muszą być te same osoby, które brały udział na początku? Czy mogą być nowe osoby na kolejne 2 lata ?

Mogą być nowe osoby. Ważne, aby liczebność zespołu wolontariuszy liczyła min. 50% grupy w momencie zakończenia projektu zgodnie z wymaganymi wskaźnikami.

61. Czy włączacie w definicję wolontariatu systemowego wolontariat online albo hybrydowy?

Tak, każda forma wolontariatu jest możliwa w ramach projektu.

62. Czy koordynator może mieć 2 umowy w różnych wnioskach po 1/2 etatu w różnych organizacjach?

Pytanie chwilowo bez odpowiedzi – na tym etapie zbyt mało danych, aby odpowiedzieć jednoznacznie.

63. Fundacja nie zatrudnia pracowników, od lat działamy regularnie z mocną, kilkudziesięcioosobową grupą wolontariuszy, którą koordynuję pro bono. Zatrudnienie koordynatora byłoby pierwszym zatrudnieniem w Fundacji. Czy będzie to działało na naszą niekorzyść?

Dotychczasową politykę zatrudnienia (lub jej brak i dlaczego jej nie ma) należy opisać w ofercie. Niezatrudnianie dotychczas pracowników nie jest okolicznością, która zmniejsza Wasze szanse w konkursie.

64. Gdzie konkretnie będzie się odbywała Szkoła Dobrego Wolontariatu?

SDW organizowana będzie w formie dwóch pięciodniowych zjazdów w Warszawie lub okolicy oraz 20 godz. zajęć online.

65. Ile projektów dostanie dotację?

Trudno odpowiedzieć na to pytanie – zależy od wysokości budżetów na jakie będą aplikować organizacje. To pozwoli określić, ile będziemy mogli przyznać dotacji.

66. Czy jeśli zapiszemy koszty dojazdu do SDW na 2024, to nie będzie to błąd? W generatorze szkoła jest zaplanowana na rok 2025.

W generatorze zostały zaktualizowane daty organizacji SDW. Dla wariantu I SDW przewidziana jest jesienią 2023 roku, dla wariantu II wstępnie w pierwszej połowie 2024.

67. Czy wolontariusze mogą się wymieniać?

Tak, wolontariusze mogą się wymieniać. Proszę jednak pamiętać, że jednym z celów konkursu i realizowanych projektów jest zbudowanie grupy wolontariuszy systematycznie współpracujących z Beneficjentem. Warto zatem dążyć, aby w sposób trwały „przywiązać” wolontariuszy do organizacji.

68. Czy osoby niepełnoletnie mogą - za zgodą rodziców - zostać wolontariuszami?

Tak, jest to możliwe dla osób powyżej 13 roku życia.

69. Czy e-wolontariat też jest uznawany?

Tak, jest uznawany.

70. Kto wprowadza do SOW godziny?

Może to robić koordynator wolontariatu lub sam wolontariusz. W zależności od tego, druga osoba zatwierdza w SOW wprowadzone dane.

71. Czy można zmieniać wolontariuszy, np. "systematyczna anna" będzie świadczyła świadczenia przez 20 m-cy, potem np. się wyprowadzi, czy w jej miejsce  szukamy nowego wolontariusza na dalszy czas trwania projektu - i czy taka sytuacja we wskaźnikach to 1 osoba?

Tak, wolontariusze mogą się zmieniać. Wskaźnikiem obwiązującym Beneficjenta jest minimalna łączna liczba godzin wypracowanych przez wszystkich wolontariuszy oraz liczba wolontariuszy wynikająca z przyjętego wariantu zatrudnienia koordynatora (odpowiednia liczba godzin oraz liczba wolontariuszy).

72. Czy jeśli jestem koordynatorem od 1,5 roku a grupę wolontariuszy mamy już od wielu lat, to czy ten konkurs może być też dla mnie?

Tak, jak najbardziej.

73. Czy przy zaangażowaniu koordynatora na cały etat liczba 20 wolontariuszy i 4500 godzin będą rozliczane w skali roku czy w skali miesiąca - tzn. czy od stycznia do grudnia musimy wykazać co miesiąc min. 20 wolontariuszy, czy np. jednego miesiąca 15 wolontariuszy, drugiego 25 wolontariuszy, średnio 20 miesięcznie; czy mówimy o min. 20 osobach w skali roku?

Obowiązujący wskaźnik będzie rozliczany na koniec każdego roku z wyjątkiem sytuacji opisanych w regulaminie (wartość wskaźnika należy osiągnąć w połowie drugiego roku realizacji projektu) i utrzymać go do końca trwania projektu.

74. Czy (przy 1/2 etatu) można mieć np. 25 wolontariuszy, którzy łącznie wykonają niezbędną ilość godzin? Mamy takie osoby, które działają systematycznie, ale niewielką liczbę godzin (stąd być może potrzebna będzie ich większa ilość).

Tak, taka sytuacja jest możliwa.

75. Czy można wykazać te 4500 h rocznie zrealizowane przez większą liczbę wolontariuszy niż 20? Czy jest jakiś minimalny pułap liczby godzin wolontariatu wypracowanych przez jednego wolontariusza miesięcznie?

Tak, można. Łączną liczbę godzin można realizować większą liczbą wolontariuszy niż minimalna wskazana w regulaminie konkursu. Nie ma minimalnego pułapu godzin przypadających na jednego wolontariusza.

76. Czy wolontariusze w kolejnych latach mogą się powtarzać?

Tak, mogą. A nawet jest to pożądane. Jednym z celów projektu jest budowanie stabilnej, trwałej grupy wolontariuszy.

77. Czy jest ograniczenie dla budżetu organizacji składającej wniosek?

Budżet projektu określony jest w regulaminie konkursu. Jest on zależny od wysokości wynagrodzenia koordynatora o jakie ubiegać się będzie oferent.

78. Czy można wpisać w projekt inne szkolenie dla wolontariuszy? Takie, które już mamy w naszej metodzie pracy.

Tak, jest to możliwe.

79. U nas zatrudnienie jest tylko wtedy, kiedy uda się pozyskać środki z grantów, a nie mamy stałych pracowników etatowych. Jak w takim przypadku wyliczyć wysokość wynagrodzenia?

Wysokość wynagrodzenia określona jest w regulaminie konkursu. Do Państwa decyzji należy wybór interesującego Was wariantu (wysokości wynagrodzenia koordynatora od ½ do pełnego etatu)

80. Jeśli zatrudnimy dwie osoby na stanowisku koordynatora, to czy obydwie muszą/mogą uczestniczyć w Szkole Dobrego Wolontariatu i w webinarach online? Jest to istotne m.in. ze względu na rozliczenia kosztów dojazdu na szkolenia.

W chwili obecnej nie przewidujemy możliwości udziału w SDW dwóch koordynatorów z organizacji. Ostateczna decyzja zapadnie po zakończeniu konkursu i określeniu ostatecznej liczby Beneficjentów.

81. Wybierając II wariant realizacji projektu, widzimy, że Szkoła Dobrego Wolontariatu odbędzie się w 2024r. Nie trzeba zatem uczestniczyć w szkoleniach w 2023 r.?

W takiej sytuacji nie trzeba (i nie można) uczestniczyć w SDW w roku 2023.

82. Czy w ofercie w punkcie IV należy opisać każdą osobę zatrudnioną w organizacji, podając nazwę stanowiska, rodzaj umowy oraz dokładne wynagrodzenie miesięczne?
W charakterystyce, kiedy organizacja jest duża, jak mamy opisać zatrudnienie? O to Państwo pytacie, czy tylko o osoby związane z wolontariatem?

Nie, prosimy o przedstawienie zasad polityki zatrudnienia, m.in. w jakiej formie zatrudniacie pracowników, współpracowników, jakie są stanowiska pracy i funkcje, wysokość najwyższego i najniższego wynagrodzenia. 

83. Nie było mowy - w żadnej części wniosku - o pomocy deminimis. Rozumiem, że nie jest ona brana pod uwagę w tym konkursie?

Nie jest brana.

84. Co w przypadku zmiany na stanowisku koordynatora, np. po roku; czy nowy koordynator też będzie przechodził Szkołę?

Prawdopodobnie tak i będzie włączony w SDW dla nowej grupy rozpoczynającej projekt w kolejnym okresie.

85. Czy to, co jest w charakterystyce oferty (pkt 3), będzie powtórzeniem tego, co jest w polityce zatrudnienia?

W pewnym sensie tak, jednakże w pkt. III oferty prosimy o opisanie polityki zatrudnienia, jej zasad. Natomiast w pkt. VI oferty o odpowiedź na wskazane punkty.  

86. Czy spółdzielnia socjalna, która do tej pory nie zajmowała się wolontariuszami, może złożyć wniosek i przygotować 10 pracowników, którzy będą wykonywać wolontariat na rzecz na rzecz lokalnych NGO?

Nie, konkurs ma za zadanie wzmocnić wolontariat na rzecz Beneficjenta a nie stworzyć grupę wolontariuszy, którzy będą świadczyć wolontariat na rzecz innych NGO.

87. Czy organizacja musi mieć wykazane doświadczenie w pracy z wolontariuszami, czy może dopiero zaczynać takie działania?

Organizacja może dopiero zaczynać współpracę z wolontariuszami.

88. Czy zadeklarowana ponad minimum liczba godzin ma wpływa na ocenę wniosku, tj. deklaracja 5000h daje więcej pkt. niż 4500 na przykład?

Wydaję się, że w sytuacjach, kiedy kilka wniosków uzyska tę sama ocenę (liczbę punktów), eksperci i komisja konkursowa mogą brać pod uwagę dodatkowe informacje, założenia we wniosku, które pozwolą na wybranie tej a nie innej oferty.

89. Czy mamy szansę na dotację, gdy w naszej organizacji wolontariat systematyczny polega na stałej comiesięcznej działalności przez kilka godzin, a nie systemie pracy każdego dnia?

Tak, jest to jak najbardziej pożądana sytuacja.

90. Czy z wolontariuszami akcyjnymi również trzeba podpisywać porozumienia wolontariackie?

Tak, zgodnie z założeniami regulaminu zawarcie porozumienia w formie pisemnej jest wymagane zarówno dla wolontariatu akcyjnego, jak i systematycznego.

91. W którym punkcie wniosku ująć informację o analizie ryzyka i jego minimalizacji? Nie ma w generatorze wniosku osobnego punktu, w którym można by było zawrzeć te informacje. Czy w takim wypadku analizę ryzyka należy przedstawić w poniższym punkcie: VI. Inne informacje. Inne informacje, które mogą mieć znaczenie przy ocenie oferty, w tym odnoszące się do kalkulacji przewidywanych kosztów oraz oświadczeń?

Przygotowana do wniosku analiza ryzyka może być zapisana we wskazanym przez Panią pkt. wniosku, tj. - VI. Inne informacje. Inne informacje, które mogą mieć znaczenie przy ocenie oferty, w tym odnoszące się do kalkulacji przewidywanych kosztów oraz oświadczeń.

92. Zakładamy złożenie wniosku o grant w ramach konkursu WOW w NGO na okres realizacji 01.09.2023 – 31.08.2026, zakładamy zatrudnienie koordynatora wolontariatu w wymiarze ½ etatu, po dokonaniu analizy zapotrzebowana na wolontariuszy. I mam pytanie dotyczące minimalnej ilości minigrantów w poszczególnych latach. Z dokumentacji wynika, że minimum 2 w każdym roku realizacji. Są 3 pełne lata realizacji, więc 6 minigrantów. Jednak z wzoru opisu dokumentacji sprawozdawczej wynika, że 8 minigrantów, gdyż niepełne lata (2023, 2026) są liczone jako pełne. Proszę o udzielenie odpowiedzi, czy w naszym przypadku wymagane jest 6 czy 8 minigrantów.

Niezależnie od wysokości pakietu finansowego wsparcia (który jest uzależniony od wysokości etatu jaki Państwo wybierzecie) liczba minigrantów do realizacji przez wolontariuszy wynosi minimum 4 minigranty rocznie.

Minigranty powinny być realizowane w okresie 3 lat. W Państwa przypadku (wariant I wniosku) powinny one być zrealizowane w roku 2023, 2024 oraz 2025, będzie to zatem łącznie 12 minigrantów.

Wysokość pojedynczego minigrantu określona została w regulaminie w granicach 500,00 zł – 2000,00 zł tak, aby organizacje, które korzystają z mniejszego pakietu wsparcia finansowego również mogły zaplanować i zrealizować minigranty, np. w wysokości ich dolnej granicy. Ostateczna wysokość minigrantu (min. 500,00 zł/minigrant) i ich liczba rocznie (minimum 4/rocznie) zależą od Państwa. Minimalna liczba minigrantów pozostaje jednak taka sama dla wszystkich beneficjentów j.w.

Proszę się nie sugerować tabelą sprawozdawczą w regulaminie, która wskazuje w roku 2026 także jako wskaźnik realizacji projektu 4 minigranty. Ten wskaźnik obowiązuje beneficjentów, którzy złożyli wniosek w wariancie II.

93. Jak liczy się osoba, która ma umowę zlecenie? Czy takie osoby można uwzględniać w opisie polityki zatrudniania?

Tak, osoby takie  (bez podawania danych z umowy) należy wskazać w polityce zatrudnienia. Proszę w niej przedstawić m.in. wszystkie stosowane w organizacji formy zatrudnienia, liczby osób zatrudnionych. Ogólnie (ale z podziałem na liczbę osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, umowy zlecenia, B2B), uzasadnić taką a nie inną stosowaną w organizacji formę zatrudnienia i z czego ona wynika.

94. Co w sytuacji, jeśli organizacja nie przejdzie pozytywnie certyfikacji?

Proces certyfikacji można powtarzać wielokrotnie. Pomoc certyfikatorów, którzy będą współpracować z organizacją, zdobycie niezbędnej wiedzy z zakresu organizacji i zarządzania wolontariatem w ramach Szkoły Dobrego Wolontariatu zapewnią właściwą pomoc, aby certyfikat uzyskać.

95. Czy można zaplanować w harmonogramie dwie wizyty studyjne, zaznaczając okres np. 2024 - 2025 r.? Czy każdą wizytę studyjną trzeba opisać jako oddzielne działanie?

Tak, można. Jeśli wizyty będą różniły się np. zakresem tematycznym, grupą uczestników, celem. Każdą z wizyt należy opisać osobno.

96. Jak dokładnie rozpisać minigranty, jeśli mają to być autorskie projekty wolontariuszy (a więc to oni będą je planować)?

Proszę wskazać planowaną liczbę minigrantów, jakie zamierzacie Państwo sfinansować w ramach dotacji. Minigranty będą autorskimi pomysłami wolontariuszy, więc na etapie składania wniosku nie można znać ich treści. Nie ma konieczności dookreślania ich zakresów we wniosku. Wybranym w drodze konkursu  Beneficjentom NIW przedstawi proponowane wytyczne do procesu zgłaszania, wyboru i realizacji minigrantów. Organizacja może też zaproponować własne rozwiązania w tym zakresie, prezentując je w ofercie.  

97. Jak zbudować kosztorys? Tzn. czy może istnieć w nim 1 pozycja “Wsparcie systemowego rozwoju wolontariatu i inne bieżące potrzeby”, w której zawierać się będą różne wydatki.

Tak, takie przedstawienie kosztorysu jest możliwe. Proszę ww. pozycji wskazać wszystkie planowane do sfinansowania działania, zakupy produktów i usług. 

98. Czy pensja osoby koordynującej wolontariat może przekroczyć kwotę 7500/pełen etat, jeśli reszta kwoty stanowi wkład własny?

Tak, może. Jednak nie będzie możliwości wykazania jej w kosztorysie (generator wniosku nie przewiduje takiej możliwości w pierwszych 24 miesiącach realizacji projektu). W ostatnich 12 miesiącach realizacji projektu musicie Państwo zapewnić wkład własny finansowy w wysokości 10% wynagrodzenia koordynatora.

Na liście płac obowiązującej w organizacji może od początku trwania projektu widnieć wynagrodzenie wyższe niż 7500,00 zł, jednak kwota ponad tą wartość będzie finansowana z Państwa środków własnych.

99. W jakim zakresie należy przedstawić w ofercie założenia dotyczące procesu przygotowania Planu Rozwoju Wolontariatu - czy założenia mają dotyczyć harmonogramu prac nad planem?

W pierwszym roku realizacji projektu NIW zapewni Beneficjentom mentorów, którzy pomogą opracować plan rozwoju wolontariatu. Proszę we wniosku przedstawić główne założenia jak w takim wypadku przewidujecie Państwo proces pracy z mentorem i opracowania planu, np. harmonogram, formy współpracy, kogo włączycie z zespołu do opracowania planu.

100. Proszę o dokładne wyjaśnienie wkładu własnego. Rozumiem, że w pierwszych dwóch latach nie muszę go wnosić a w trzecim roku 10% muszę zabezpieczyć. Tak? A co w kolejnych dwóch latach po zakończeniu projektu?

Po zakończeniu trwania projektu przewidujemy, że organizacja będzie w stanie sama ponosić wszystkie niezbędne koszty funkcjonowania wolontariatu. W związku z powyższym to 100% tych kosztów będzie zapewnionych przez organizację.

101. Czy środki na zatrudnienie przeznaczone są tylko na wynagrodzenie koordynatora/ki, czy można w ramach środków zatrudnić np. osobę do zespołu wolontariatu lub zwiększyć jej część zadań?

Osoby takie można zaproponować w ofercie w ramach pakietu wsparcia finansowego. W kosztorysie pozycji wynagrodzenie koordynatora nie ma możliwości umieszczenia wynagrodzenia  osób, o które Pani pyta.

102. Opierając się na dotychczasowych doświadczeniach, przewidujemy, że część wolontariuszy będzie na bieżąco uzupełniała przepracowane godziny w systemie, a część nie. Będą też tacy, którzy nie będą chcieli założyć konta w SOW. Co w takie sytuacji?

Godziny wolontariuszy w SOW może także wpisywać koordynator wolontariatu – wolontariusz musi w takiej sytuacji je potwierdzić. Niepotwierdzone godziny nie będą uznawane do rozliczenia. Liczymy, że Państwo będzie zachęcać wolontariuszy do zakładania kont w SOW i pomagać im w tym. Możecie to robić wspólnie w ramach codziennych działań w siedzibie organizacji. Aby godziny wolontariackie można wpisać do SOW i przypisać do konkretnego wolontariusza, musi on posiadać konto w SOW.